INEOS in Köln erhält IPRA-Preis für Intranetkonzept
Golden World Award for Excellence 2020 in Kategorie „Interne Kommunikation – Inhouse“
Ende Juli 2020 wurde INEOS in Köln mit dem „Golden World Award of Excellence“ (GWA) durch die International Public Relations Association (IPRA) ausgezeichnet. Damit würdigt das führende globale Netzwerk für PR-Schaffende das neue Intranet „IN.SITE Köln“. Innerhalb von nur einem Jahr hat das Kölner Unternehmen eine neue, interaktive Plattform eingeführt und die interne Kommunikation am Standort umfassend modernisiert.
„Wir freuen uns sehr über die Würdigung unseres Intranetprojekts“, sagt Dr. Anne-Gret Iturriaga Abarzua, Leiterin Unternehmenskommunikation bei INEOS in Köln. „Für den nachhaltigen und langfristigen Unternehmenserfolg ist es von entscheidender Bedeutung, alle Beschäftigten zu informieren, zu beteiligen und sie zu Botschafterinnen und Botschaftern zu machen. Mit unserem neuen Intranet haben wir die hierfür wichtigen Voraussetzungen geschaffen.“
Anders als in den vergangenen Jahren fand in diesem Jahr bedingt durch COVID-19 keine feierliche Preisverleihung statt. Die Wertung der Jury erfolgte digital und die Trophäe erreichte den Standort Köln in der vergangenen Woche per Post.
Altes Intranet nicht mehr zeitgemäß
Das 20 Jahre alte Intranet von INEOS in Köln wurde der innovativen Denkweise des Unternehmens nicht mehr gerecht. Die verwendete Technologie war veraltet, viele Funktionen wurden technisch nicht mehr unterstützt. Mit mehr als 20 beteiligten Abteilungen aus dem kaufmännischen und Produktionsbereich war das alte Intranet eine Mischung aus verschiedenen Konzepten und Ideen. Es wurde über zwei Jahrzehnte aufgebaut und beinhaltete abteilungsinterne Dokumente sowie Informationen aus der INEOS-Gruppe. Das Ergebnis war eine Fülle an Informationen mit inhaltlichen Dopplungen und wenig Struktur.
Ziel: eine Plattform für alle
Die Inhalte aller Abteilungen sollten in eine neue Plattform überführt werden. Diese sollte leicht zugänglich, funktional und übersichtlich sein und zudem den internen Informationsaustausch fördern. „Aus der Forschung wissen wir, dass gut informierte Beschäftigte schnellere und bessere Entscheidungen treffen“, erklärt Dr. Anne-Gret Iturriaga Abarzua. „Unser neues Intranet macht Wissen leichter zugänglich und ermöglicht eine noch effizientere Zusammenarbeit.“ Da die Mehrheit der Beschäftigten am Standort Köln in der Fertigung und im Schichtbetrieb arbeitet und dort über keinen eigenen Laptop verfügt, sollten die Beiträge im neuen Intranet künftig mindestens 20 Prozent der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erreichen.
Umsetzung mit allen an Bord
Innerhalb von zwölf Monaten hat INEOS in Köln unter Verwendung von SharePoint (Office 365) ein neues Intranet aufgebaut und Schritt für Schritt eingeführt. Die Beschäftigten und die Editorinnen und Editoren wurden von Anfang an eingebunden. Dies funktionierte mithilfe von Lernvideos, Schulungen und Präsentationen, um sie mit der neuen Plattform vertraut zu machen. In regelmäßigen E-Mails wurden sie zum aktuellen Entwicklungsstand des Projekts informiert. Mit den Abteilungsleitenden wurden mehrere Treffen organisiert, um sie am Prozess zu beteiligen und notwendige Kriterien gemeinsam zu diskutieren.
Mission Intranet geglückt
Das Ergebnis kann sich sehen lassen: Das neue Intranet ist von überall auf der Welt über das Internet zugänglich und läuft auf allen Endgeräten. Es wird nicht mehr nur von der Kommunikationsabteilung bedient, sondern dezentral von allen Abteilungen. Neu entwickelte Stilrichtlinien sorgen für ein einheitliches Design. Die Inhalte aller Abteilungen wurden überarbeitet. Im Durchschnitt lesen 25 Prozent der Beschäftigten die aktuellen Beiträge, zeitweise sogar bis zu 60 Prozent. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter von INEOS und von Auftragsfirmen können Seiten folgen, Inhalte kommentieren und „liken“. Alle funktionalen Anwendungen sind integriert, darunter Outlook sowie AlFresco, eine Software zur Dokumentenverwaltung.
Das Konzept, das die Kölner Abteilung Unternehmenskommunikation entwickelt hat, war so erfolgreich, dass die INEOS-Gruppe und andere Standorte folgten.
Zum Hintergrund
Die International Public Relations Association (IPRA) ist mit mehr als 10.000 Kommunikationsprofis das führende globale Netzwerk für PR-Schaffende. Die Golden World Awards werden seit 1990 alljährlich für exzellente Leistungen in Public Relations verliehen. INEOS in Köln ist seit 2017 jedes Jahr für verschiedene Kommunikationsprojekte von der IPRA ausgezeichnet worden, im vergangenen Jahr sogar dreifach. In diesem Jahr widmeten sich viele der Gewinnerbeiträge dem Ziel einer nachhaltigen Entwicklung von Umwelt, Wirtschaft und Gesellschaft. Mehr dazu lesen Sie im Beitrag von Svetlana Stavreva, Präsidentin der IPRA: https://bit.ly/2StOM8t.